Wat is MVOI? Van beleid naar een praktisch actieplan

MVOI staat voor Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen. Het betekent dat organisaties bij het voorbereiden en uitvoeren van inkoopopdrachten bewust rekening houden met maatschappelijke en milieueffecten. Daarbij kijken zij verder dan alleen de aanschafprijs of de directe functionele behoefte.

Bij MVOI gaat het niet uitsluitend om de keuze voor een duurzaam product of een maatschappelijk verantwoorde leverancier. Het begint eerder: bij de vraag welke behoefte een organisatie heeft, welke maatschappelijke doelen relevant zijn en hoe een opdracht kan bijdragen aan die doelen.

De aanpak wordt vooral toegepast binnen publieke organisaties, zoals gemeenten, provincies, waterschappen en andere aanbestedende diensten. Ook voor organisaties buiten de overheid zijn de uitgangspunten bruikbaar.

MVI staat voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Bij MVOI is daar de 'O' van opdrachtgeven aan toegevoegd. Dat lijkt een klein verschil, maar het benadrukt een belangrijke verandering in de manier waarop organisaties met maatschappelijke doelstellingen omgaan.

Bij inkoop ligt de nadruk vaak op het selecteren van leveranciers en het maken van afspraken. Opdrachtgeven begint al voordat het inkoopproces wordt gestart. De interne opdrachtgever bepaalt mede wat er nodig is, welke resultaten worden nagestreefd en welke ruimte er bestaat voor duurzame of innovatieve oplossingen.

Stel dat een gemeente nieuwe kantoorinrichting nodig heeft. In plaats van direct nieuwe meubels aan te besteden, onderzoekt de interne opdrachtgever samen met de inkoper of bestaande meubels kunnen worden hergebruikt, gerepareerd of opnieuw ingericht. Die afweging kan de uiteindelijke inkoopbehoefte veranderen.

MVOI vraagt daarom om samenwerking tussen interne opdrachtgevers, beleidsmedewerkers, inkopers, budgethouders en contractmanagers. Maatschappelijke verantwoordelijkheid wordt niet pas tijdens de aanbesteding toegevoegd, maar maakt onderdeel uit van de voorbereiding en uitvoering.

Binnen het landelijke Manifest MVOI worden zes maatschappelijke thema's onderscheiden:

• Klimaat: het beperken van de uitstoot van broeikasgassen en het stimuleren van klimaatvriendelijke oplossingen.
• Circulair (inclusief biobased): het verminderen van grondstoffengebruik, verlengen van de levensduur van producten en bevorderen van hergebruik.
• Milieu en biodiversiteit: het beperken van milieuvervuiling en het beschermen van natuur en ecosystemen.
• Ketenverantwoordelijkheid: aandacht voor mensenrechten, arbeidsomstandigheden en milieu-impact in internationale productieketens.
• Diversiteit en inclusie: het bevorderen van gelijke kansen en het benutten van verschillende talenten en perspectieven.
• Social return: het creëren van kansen op werk en participatie voor mensen met een kwetsbare positie op de arbeidsmarkt.

Niet ieder thema is even relevant voor iedere opdracht. Bij de inkoop van ICT-apparatuur kunnen circulariteit en ketenverantwoordelijkheid bijvoorbeeld belangrijk zijn, terwijl bij een opdracht voor groenonderhoud milieu en biodiversiteit meer aandacht krijgen.

Een organisatie kan deze thema's vertalen naar een bredere aanpak voor duurzaam inkopen. Binnen MVOI ligt de nadruk vervolgens op de vraag hoe je de gekozen doelen structureel onderdeel maakt van het opdrachtgeverschap en de inkooppraktijk.

Een MVOI-actieplan beschrijft hoe een organisatie haar maatschappelijke ambities gaat realiseren via opdrachtgeven en inkopen. Het vormt de verbinding tussen beleidsdoelstellingen en concrete activiteiten.

In het plan staat bijvoorbeeld op welke maatschappelijke thema's de organisatie zich richt, welke inkoopcategorieën prioriteit krijgen en welke acties nodig zijn om de ambities uit te voeren. Ook worden verantwoordelijkheden, planning en monitoring vastgelegd. Voor organisaties die deelnemen aan het landelijke Manifest MVOI is het opstellen en jaarlijks evalueren van een actieplan onderdeel van de gemaakte afspraken. Ook organisaties die het manifest niet hebben ondertekend, kunnen een actieplan gebruiken om hun aanpak te structureren.

Een bruikbaar actieplan bevat in ieder geval:

• De maatschappelijke doelen en gekozen prioriteiten.
• De inkoopcategorieën en opdrachten waarop de doelen betrekking hebben.
• Concrete acties, verantwoordelijken en termijnen.
• De benodigde kennis, capaciteit en ondersteuning.
• Afspraken over monitoring, evaluatie en bijsturing.

Het actieplan hoeft niet voor iedere organisatie dezelfde vorm te hebben. Belangrijker is dat het voldoende concreet is om medewerkers richting te geven en de voortgang te kunnen beoordelen.

Begin met het onderzoeken van de bestaande duurzaamheidsdoelen en het huidige inkoopbeleid. Welke maatschappelijke ambities heeft de organisatie al vastgesteld? Worden deze al toegepast bij aanbestedingen? En welke resultaten worden bijgehouden?

Bekijk ook de geplande inkoopactiviteiten. Een overzicht van toekomstige aanbestedingen helpt om te bepalen waar kansen liggen om maatschappelijke doelen te realiseren. Betrek hierbij niet alleen de inkoopafdeling, maar ook interne opdrachtgevers en beleidsverantwoordelijken. Zij kunnen aangeven welke doelstellingen belangrijk zijn en welke mogelijkheden of beperkingen er binnen hun werkgebied bestaan.

Niet iedere inkoopcategorie biedt dezelfde mogelijkheden om bij te dragen aan duurzaamheid. Het is daarom verstandig om prioriteiten te stellen.

Een organisatie met veel opdrachten voor gebouwen en infrastructuur kan bijvoorbeeld nadruk leggen op klimaat en circulariteit. Bij opdrachten met arbeidsintensieve dienstverlening kunnen social return en arbeidsomstandigheden een grotere rol spelen. Beoordeel waar de verwachte maatschappelijke impact groot is, welke invloed de organisatie via inkoop kan uitoefenen en welke mogelijkheden de markt biedt. Kies vervolgens een haalbaar aantal prioriteiten.

Een ambitie zoals 'we willen circulair inkopen' geeft nog onvoldoende richting aan medewerkers. Maak duidelijk wat de organisatie daadwerkelijk gaat veranderen.

Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat bij bepaalde productgroepen standaard wordt onderzocht of hergebruik mogelijk is, dat duurzaamheidsdoelen onderdeel worden van de opdrachtomschrijving of dat medewerkers worden ondersteund bij het formuleren van passende criteria.

Leg per actie vast wat er moet gebeuren, wie verantwoordelijk is en wanneer de actie wordt uitgevoerd. Voor het vertalen van doelen naar concrete eisen, gunningscriteria en contractvoorwaarden kun je gebruikmaken van ons artikel over duurzaamheidscriteria bij inkopen en aanbesteden.

MVOI werkt alleen wanneer duidelijk is wie welke verantwoordelijkheid draagt. De inkoopafdeling kan adviseren over de mogelijkheden binnen het inkoopproces, maar bepaalt niet zelfstandig alle beleidsdoelen of de inhoudelijke behoefte van een opdracht.

De interne opdrachtgever speelt een belangrijke rol bij het bepalen van de behoefte en de gewenste resultaten. Beleidsmedewerkers kunnen helpen om maatschappelijke doelstellingen te vertalen naar relevante aandachtspunten. Inkopers ondersteunen bij marktverkenning, de inkoopstrategie en het toepassen van passende criteria. Contractmanagers bewaken vervolgens de afspraken tijdens de uitvoering.

Zorg ook voor bestuurlijk en organisatorisch draagvlak. Wanneer medewerkers onvoldoende tijd, kennis of bevoegdheden hebben om MVOI toe te passen, bestaat het risico dat ambities niet verder komen dan de beleidsfase.

Een actieplan krijgt pas waarde wanneer de afspraken terugkomen in dagelijkse werkzaamheden. Maak MVOI daarom onderdeel van bestaande processen, zoals de voorbereiding van een opdracht, de inkoopstrategie en de overdracht naar contractmanagement.

Een praktische maatregel is om bij de start van iedere relevante inkoop een aantal vaste vragen te bespreken: welke maatschappelijke doelen spelen een rol, welke alternatieven zijn mogelijk en hoe kunnen de gekozen doelen worden verwerkt in de opdracht?

Bij een aanbesteding kunnen deze keuzes vervolgens worden vertaald naar geschikte eisen, gunningscriteria of contractvoorwaarden. De toepassing moet passen bij de aard van de opdracht en de geldende aanbestedingsregels.

Met alleen het opnemen van duurzaamheidscriteria is nog niet vastgesteld of de maatschappelijke doelen worden bereikt. Daarvoor is monitoring nodig.

Maak onderscheid tussen de toepassing van MVOI en de resultaten ervan. Je kunt bijvoorbeeld bijhouden bij hoeveel relevante aanbestedingen maatschappelijke doelen zijn meegenomen. Daarnaast kun je onderzoeken welke prestaties daadwerkelijk zijn geleverd, zoals de hoeveelheid hergebruikte materialen of aantoonbare vermindering van uitstoot. Leg vast wie de gegevens verzamelt, hoe vaak wordt geëvalueerd en aan wie de resultaten worden gerapporteerd. Gebruik de uitkomsten om werkwijzen te verbeteren en het actieplan waar nodig aan te passen.

Stel dat een gemeente haar inkoopactiviteiten beter wil laten aansluiten op de doelstellingen voor circulariteit en klimaat. De gemeente koopt regelmatig ICT-apparatuur, kantoormeubilair en facilitaire diensten in, maar duurzaamheid wordt nog niet bij iedere opdracht op dezelfde manier meegenomen.

De gemeente besluit een MVOI-actieplan op te stellen en kiest ICT en kantoormeubilair als eerste prioriteiten. Voor ICT wordt afgesproken dat bij nieuwe opdrachten aandacht wordt besteed aan levensduur, reparatiemogelijkheden en terugname. Bij kantoormeubilair onderzoekt de organisatie eerst of bestaande producten kunnen worden hergebruikt of opgeknapt.

De interne opdrachtgevers krijgen de verantwoordelijkheid om deze mogelijkheden vroegtijdig te onderzoeken. De inkopers ondersteunen bij marktverkenning en het formuleren van passende criteria. Contractmanagers controleren tijdens de uitvoering of leveranciers hun afspraken nakomen.

Na een jaar beoordeelt de gemeente bij hoeveel opdrachten de nieuwe werkwijze is toegepast en welke resultaten aantoonbaar zijn bereikt. Op basis daarvan kan zij besluiten om de aanpak uit te breiden naar andere inkoopcategorieën.

Dit fictieve voorbeeld laat zien dat MVOI niet begint met het toevoegen van een duurzaamheidscriterium aan een aanbestedingsdocument. Het vraagt om keuzes en samenwerking vanaf het moment waarop de inkoopbehoefte ontstaat.

Een veelvoorkomende uitdaging is dat maatschappelijke doelstellingen wel zijn vastgesteld, maar medewerkers niet precies weten hoe zij deze moeten toepassen. Daarom is het belangrijk om MVOI niet als een losstaand project te behandelen.

Zorg dat interne opdrachtgevers en inkopers vroegtijdig samenwerken en dat er praktische hulpmiddelen beschikbaar zijn. Denk aan een vaste bespreking van MVOI tijdens de voorbereiding, voorbeeldcriteria, marktinformatie en duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden.

Ook kennisontwikkeling speelt een rol. Medewerkers moeten begrijpen welke duurzaamheidsmogelijkheden bestaan, hoe zij de markt kunnen betrekken en welke juridische kaders van toepassing zijn. Voor contractmanagers is het daarnaast belangrijk om te weten hoe duurzaamheidsafspraken worden gevolgd en beoordeeld.

Begin waar nodig met een beperkt aantal opdrachten en gebruik de ervaringen om de aanpak te verbeteren. Zo kan MVOI geleidelijk onderdeel worden van de reguliere werkwijze.

Het meten van MVOI vraagt om meer dan het tellen van aanbestedingen waarin duurzaamheid is genoemd. Er zijn verschillende niveaus waarop je de voortgang kunt beoordelen.

Toepassing: wordt MVOI meegenomen in relevante inkooptrajecten? Denk aan het aantal opdrachten waarbij maatschappelijke doelen zijn besproken of concrete criteria zijn opgenomen.

Geleverde prestaties: komen leveranciers hun afspraken na? Denk aan gerealiseerde reparaties, de inzet van hergebruikte materialen of gerapporteerde uitstoot tijdens de uitvoering.

Maatschappelijke effecten: in hoeverre dragen de resultaten bij aan bredere doelstellingen, zoals minder grondstoffengebruik of betere arbeidskansen? Deze effecten zijn vaak lastiger vast te stellen, omdat ook andere factoren invloed hebben.

Kies indicatoren die passen bij de doelstellingen en waarvoor betrouwbare gegevens beschikbaar zijn. Een beperkt aantal bruikbare indicatoren is waardevoller dan een uitgebreide rapportage die weinig inzicht geeft. De resultaten van lopende contracten vormen hierbij een belangrijke informatiebron. Met goed contractmanagement kun je bewaken of duurzaamheidsafspraken daadwerkelijk worden uitgevoerd

Publieke organisaties hoeven hun MVOI-aanpak niet volledig zelf te ontwikkelen. Er zijn verschillende hulpmiddelen beschikbaar.

PIANOo biedt informatie over het Manifest MVOI, het opstellen van actieplannen, beleid, praktijkvoorbeelden en hulpmiddelen voor opdrachtgevers en inkopers.

Met de MVI-criteriatool kunnen inkopers duurzaamheidscriteria voor verschillende productgroepen vinden. Deze criteria vormen een hulpmiddel bij het voorbereiden van opdrachten, maar moeten altijd worden beoordeeld op geschiktheid voor de specifieke situatie.

Ook het RIVM biedt kennis en instrumenten voor het onderzoeken van de toepassing en effecten van MVOI. Gebruik deze hulpmiddelen als ondersteuning bij het maken van keuzes. Ze vervangen niet de afstemming tussen opdrachtgevers, inkopers en andere betrokkenen binnen de organisatie.

Een eerste fout is om MVOI volledig bij de inkoopafdeling neer te leggen. Wanneer interne opdrachtgevers pas laat betrokken worden, zijn belangrijke keuzes over de behoefte, het budget en de opdracht vaak al gemaakt.

Daarnaast formuleren organisaties soms te veel ambities tegelijk, zonder prioriteiten te stellen of voldoende capaciteit beschikbaar te maken. Hierdoor blijft onduidelijk waar medewerkers moeten beginnen. Ook ontbreekt regelmatig een goede verbinding tussen aanbesteding en contractuitvoering. Duurzaamheidsafspraken kunnen zorgvuldig zijn geformuleerd, maar leveren weinig inzicht op wanneer niemand controleert of leveranciers deze nakomen.

Tot slot kan monitoring te veel gericht zijn op het aantal toegepaste criteria, zonder aandacht voor de daadwerkelijk geleverde prestaties. Het is daarom belangrijk om vooraf te bepalen welke resultaten de organisatie wil bereiken en hoe deze worden gevolgd.

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen vraagt om meer dan duurzame keuzes tijdens een aanbesteding. Het begint bij duidelijke maatschappelijke doelen, betrokken interne opdrachtgevers en een inkoopproces waarin die doelen daadwerkelijk worden toegepast.

Een MVOI-actieplan helpt om prioriteiten, verantwoordelijkheden en activiteiten vast te leggen. Door vervolgens aandacht te besteden aan uitvoering, contractafspraken en monitoring, kan de organisatie beoordelen of de gekozen aanpak ook resultaat oplevert.