Duurzaamheidscriteria bij inkopen en aanbesteden: uitleg en voorbeelden

Duurzaamheidscriteria zijn eisen, wensen of afspraken waarmee een organisatie stuurt op de maatschappelijke en milieu gerelateerde gevolgen van een inkoop. Denk aan de uitstoot tijdens vervoer, de levensduur van producten, arbeidsomstandigheden in de keten of mogelijkheden voor hergebruik. Ze maken duurzaamheid onderdeel van de beoordeling van producten, diensten en leveranciers. Daarmee vormen ze een praktische uitwerking van duurzaam inkopen.

Een criterium is pas bruikbaar wanneer duidelijk is wat er wordt verwacht, op welk moment eraan moet worden voldaan en hoe dit kan worden aangetoond. Een algemene wens zoals 'de leverancier werkt duurzaam' geeft daarvoor onvoldoende houvast.

Duurzaamheid kan op verschillende momenten in een inkoop- of aanbestedingstraject worden meegenomen. Het onderscheid tussen de soorten criteria is belangrijk, omdat ze elk een andere functie hebben.

Geschiktheidseisen hebben betrekking op de capaciteit en bekwaamheid van een leverancier om de opdracht uit te voeren. Afhankelijk van de opdracht kan relevante ervaring of technische deskundigheid op het gebied van duurzaamheid daarbij een rol spelen. Bij een opdracht voor specialistisch ecologisch beheer kan bijvoorbeeld aantoonbare ervaring met vergelijkbare werkzaamheden relevant zijn.

Bij publieke aanbestedingen moeten geschiktheidseisen verband houden met en in verhouding staan tot de opdracht. Een algemene duurzaamheidsambitie van de opdrachtgever is op zichzelf geen reden om willekeurige eisen aan de bedrijfsvoering van inschrijvers te stellen.

Minimumeisen beschrijven de eigenschappen of prestaties waaraan de aangeboden levering, dienst of het werk moet voldoen. Bij de inkoop van apparatuur kan bijvoorbeeld worden gevraagd naar bepaalde energieprestaties of mogelijkheden voor reparatie. Bij meubilair kunnen eisen worden gesteld aan de beschikbaarheid van vervangbare onderdelen.

Een minimumeis is geen extra pluspunt waarop leveranciers zich kunnen onderscheiden. Het is een ondergrens: een aanbieding die niet aan een geldende minimumeis voldoet, kan bij een aanbesteding in beginsel niet worden geaccepteerd.

Met gunningscriteria beoordeel je welke aanbieding de meeste waarde biedt. Duurzaamheid kan daarbij onderdeel zijn van de beoordeling, bijvoorbeeld binnen de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV).

Stel dat leveranciers minimaal aan bepaalde milieueisen moeten voldoen. Je kunt vervolgens extra waarde toekennen aan aantoonbaar betere prestaties, zoals minder uitstoot tijdens de uitvoering of een beter onderbouwde aanpak voor hergebruik. Bij publieke aanbestedingen moeten de beoordelingscriteria, de weging en de beoordelingswijze vooraf duidelijk zijn. De criteria moeten verband houden met de opdracht en objectief toepasbaar zijn.

Niet alle duurzaamheidsafspraken kunnen volledig worden gerealiseerd of beoordeeld voordat de opdracht begint. Sommige prestaties moeten juist gedurende de contractperiode worden geleverd. Denk aan het periodiek rapporteren van uitstoot, het uitvoeren van reparaties of het terugnemen van producten na gebruik.

Leg in het contract vast welke verplichtingen gelden, wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en hoe naleving wordt gecontroleerd. Met contractmanagement kun je bewaken of leveranciers de gemaakte afspraken daadwerkelijk nakomen.

Welke criteria geschikt zijn, verschilt per productgroep en opdracht. Onderstaande voorbeelden zijn illustratief en moeten voor gebruik worden aangepast aan de marktsituatie, toepasselijke regels en gewenste prestaties. 

• Kantoormeubilair (minimumeis): Onderdelen moeten vervangbaar zijn en reparatie moet mogelijk zijn.

• Vervoersdiensten (gunningscriterium): Lagere aantoonbare uitstoot tijdens de opdracht levert extra waardering op.

• ICT-apparatuur (contractvoorwaarde): De leverancier biedt een vastgelegde reparatie- en terugnameregeling.

• Groenonderhoud (geschiktheidseis, indien passend): De leverancier beschikt over aantoonbare relevante deskundigheid in ecologisch beheer.

• Schoonmaakdiensten (contractvoorwaarde): De leverancier rapporteert periodiek over afgesproken milieu-indicatoren.

De voorbeelden zijn geen kant-en-klare juridische formuleringen. Zo vraagt een criterium over uitstoot om een duidelijke afbakening, een meetmethode en een controleerbare manier van rapporteren.

Bij circulair inkopen ligt de nadruk vaak op levensduur, reparatie, hergebruik en het behoud van materialen. Ook daarbij is het belangrijk om ambities te vertalen naar concrete voorwaarden.

Een effectief criterium begint niet met het kopiëren van een standaardtekst, maar met het bepalen welke duurzaamheidsimpact je met de opdracht wilt beïnvloeden.

Onderzoek welke milieu- en maatschappelijke effecten belangrijk zijn voor de betreffende productgroep. Bij transport kan uitstoot een belangrijk aandachtspunt zijn, terwijl bij kleding arbeidsomstandigheden en ketenverantwoordelijkheid zwaarder kunnen wegen.

Kies een beperkt aantal doelen waarop de inkoop daadwerkelijk invloed kan uitoefenen.

Verken welke oplossingen beschikbaar zijn en welke prestaties leveranciers kunnen aantonen. Zo voorkom je dat criteria onrealistisch worden of dat je onbedoeld geschikte leveranciers uitsluit.

Bij een publieke aanbesteding moet de marktbenadering zorgvuldig plaatsvinden, zodat de beginselen van gelijke behandeling en transparantie worden gerespecteerd.

Bepaal of een duurzaamheidsaspect een noodzakelijke ondergrens is, een mogelijkheid om aanbiedingen te onderscheiden of een verplichting tijdens de uitvoering.

Wil je dat iedere aangeboden laptop aan een bepaalde reparatievoorwaarde voldoet? Dan kan een minimumeis passend zijn. Wil je leveranciers belonen die aantoonbaar verder gaan dan het minimum? Dan kan een gunningscriterium geschikter zijn.

Beschrijf zo concreet mogelijk welke prestatie wordt verwacht. Leg daarbij vast op welke producten, werkzaamheden of periode het criterium betrekking heeft en welke informatie nodig is om naleving te beoordelen. Vervang bijvoorbeeld 'de leverancier beperkt de uitstoot' door een criterium waarin de relevante uitstoot, de meetperiode en de gevraagde rapportage duidelijk zijn omschreven.

Een meetbaar criterium hoeft niet altijd een percentage te bevatten. Ook een aantoonbare verplichting, zoals het beschikbaar stellen van reserveonderdelen gedurende een afgesproken periode, kan controleerbaar zijn.

Bedenk vooraf welke bewijsstukken of gegevens je nodig hebt. Dat kunnen bijvoorbeeld technische documentatie, rapportages, testresultaten of passende certificaten zijn.

Houd rekening met de administratieve lasten voor leveranciers en de capaciteit van de eigen organisatie om informatie te beoordelen. Een ambitieus criterium heeft weinig waarde als niemand kan vaststellen of eraan wordt voldaan.

Wanneer duurzaamheidscriteria leiden tot verplichtingen tijdens de uitvoering, moeten deze terugkomen in de contractafspraken.

Bepaal wie de resultaten beoordeelt, wanneer evaluaties plaatsvinden en welke vervolgstappen mogelijk zijn wanneer prestaties achterblijven. Zo wordt duurzaamheid niet alleen onderdeel van de leverancierskeuze, maar ook van de daadwerkelijke uitvoering.

Stel dat een organisatie een vervoersdienst wil inkopen en de uitstoot tijdens de uitvoering wil beperken. Tijdens de voorbereiding onderzoekt de inkoper welke vervoersoplossingen beschikbaar zijn en hoe de uitstoot betrouwbaar kan worden gemeten.

Vervolgens kunnen verschillende soorten criteria worden toegepast:

• Minimumeis: voertuigen die voor de opdracht worden ingezet, moeten voldoen aan vooraf vastgelegde technische of milieuprestaties.
• Gunningscriterium: inschrijvingen kunnen extra waardering krijgen voor aantoonbaar lagere uitstoot tijdens de uitvoering, volgens een vooraf beschreven beoordelingsmethode.
• Contractvoorwaarde: de leverancier rapporteert op afgesproken momenten over de relevante uitstoot en de uitvoering van eventuele verbeterafspraken.

Het fictieve voorbeeld laat zien hoe één duurzaamheidsdoel op verschillende momenten in het inkoopproces kan terugkomen. De precieze formulering, meetmethode en weging moeten passen bij de opdracht en de toepasselijke regels.

Voor Nederlandse publieke inkopers is de MVI-criteriatool een hulpmiddel om maatschappelijke en duurzame ambities te vertalen naar inkoopdocumenten.

De tool bevat criteria voor verschillende productgroepen en duurzaamheidsthema's. Je kunt onder meer zoeken naar eisen, gunningscriteria en contractbepalingen en daarbij rekening houden met verschillende ambitieniveaus. Een praktische werkwijze is om eerst de relevante productgroep te selecteren, daarna de gewenste duurzaamheidsambitie te bepalen en vervolgens de beschikbare criteria te beoordelen.

Neem de teksten niet automatisch over. Controleer of ze passen bij de opdracht, de actuele marktomstandigheden en de toepasselijke regels. Bepaal ook welke bewijsvoering en contractuele opvolging nodig zijn. De tool ondersteunt het opstellen van criteria, maar vervangt niet het inhoudelijke en juridische oordeel van de inkopende organisatie.

Bij publieke aanbestedingen gelden specifieke regels voor het formuleren en toepassen van eisen en gunningscriteria. De precieze toepassing hangt af van de opdracht en de aanbestedingsprocedure.

Belangrijke aandachtspunten zijn:

• Verband met de opdracht: criteria moeten voldoende verband houden met wat wordt ingekocht.
• Proportionaliteit: eisen en voorwaarden mogen niet onnodig zwaar zijn in verhouding tot de opdracht.
• Transparantie: leveranciers moeten vooraf begrijpen wat wordt gevraagd en hoe aanbiedingen worden beoordeeld.
• Gelijke behandeling: criteria mogen leveranciers niet ongerechtvaardigd bevoordelen of benadelen.
• Controleerbaarheid: de opdrachtgever moet kunnen vaststellen of aan de eisen is voldaan en de beoordelingsmethode consistent kunnen toepassen.

Wees ook zorgvuldig met keurmerken en certificaten. Bij publieke aanbestedingen gelden specifieke voorwaarden voor het vragen naar keurmerken en voor het accepteren van gelijkwaardige bewijsmiddelen. Een keurmerk mag niet zonder meer als exclusieve toegangseis worden gebruikt.

Ook private organisaties kunnen duurzaamheidscriteria opnemen in offerteaanvragen, leveranciersbeoordelingen en contracten. Zij hebben doorgaans meer vrijheid in de inrichting van hun inkoopproces dan aanbestedingsplichtige organisaties, maar moeten rekening houden met toepasselijke wetgeving en gemaakte afspraken.

De praktische vragen zijn vergelijkbaar: welke prestaties wil je bereiken, hoe vergelijk je leveranciers en hoe controleer je de uitvoering?

Een private organisatie kan bijvoorbeeld een minimale levensduur voor apparatuur afspreken, offertes vergelijken op relevante milieuprestaties of leveranciers verplichten periodiek informatie aan te leveren over de uitvoering van duurzaamheidsafspraken. Duidelijke criteria maken aanbiedingen beter vergelijkbaar en verminderen het risico dat duurzaamheidsclaims alleen op algemene beloften berusten.

Een veelvoorkomende fout is het formuleren van ambities zonder aan te geven wat leveranciers concreet moeten doen. Begrippen als 'duurzaam', 'groen' of 'circulair' zijn zonder nadere uitleg vaak onvoldoende duidelijk. Ook kan een organisatie te veel verschillende criteria opnemen, waardoor de beoordeling ingewikkeld wordt en de belangrijkste duurzaamheidsdoelen onvoldoende aandacht krijgen.

Een ander risico is dat bewijsvoering pas na de leveranciersselectie wordt bedacht. Daardoor kan het lastig zijn om aanbiedingen objectief te vergelijken of om later vast te stellen of de afgesproken prestaties zijn geleverd.

Tot slot worden duurzaamheidsafspraken soms onvoldoende overgedragen aan contractmanagers en interne gebruikers. Juist tijdens de uitvoering moet duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor de controle en opvolging.

Goede duurzaamheidscriteria verbinden maatschappelijke ambities aan concrete inkoopbeslissingen. Door vooraf te bepalen wat je wilt bereiken, welk type criterium geschikt is en hoe prestaties worden gecontroleerd, ontstaat een aanpak die zowel voor inkopers als leveranciers duidelijk is.