Duurzaam inkopen: wat is het en hoe pas je het toe?

Bij duurzaam inkopen neem je milieu- en sociale aspecten mee in je inkoopbeslissingen. Dat betekent bijvoorbeeld dat je kijkt naar CO₂-uitstoot, grondstoffengebruik en arbeidsomstandigheden in de keten, maar ook naar sociale doelstellingen.

Binnen MVOI worden zes thema's onderscheiden:

Bij het thema klimaat staat het beperken van klimaatverandering centraal. Via inkoop kun je bijvoorbeeld sturen op vermindering van broeikasgasemissies en kiezen voor oplossingen met een lagere klimaatimpact.

Circulair inkopen is gericht op het verminderen van het gebruik van primaire grondstoffen en het zo lang mogelijk behouden van de waarde van producten en materialen. Denk aan levensduurverlenging, hergebruik, reparatie en recycling.

Producten en diensten kunnen afkomstig zijn uit complexe internationale ketens. Ketenverantwoordelijkheid draait om het voorkomen en aanpakken van negatieve effecten op onder andere mensenrechten, arbeidsomstandigheden en milieu. Gepaste zorgvuldigheid, ook wel due diligence genoemd, speelt hierbij een belangrijke rol.

Inkoop kan worden gebruikt om gelijke kansen, diversiteit en inclusie te stimuleren. Organisaties kunnen bij hun keuzes bijvoorbeeld aandacht besteden aan een inclusieve samenwerking en toegankelijkheid.

Social return richt zich op het creëren van werk- en ontwikkelkansen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Bij opdrachten kan een opdrachtgever afspraken maken over de maatschappelijke bijdrage die een leverancier op dit gebied levert.

Dit thema richt zich op het voorkomen en verminderen van negatieve effecten op het milieu en de natuur. Denk bijvoorbeeld aan vervuiling, schadelijke stoffen en verlies van biodiversiteit.

Deze thema's laten zien dat duurzaam inkopen breder is dan uitsluitend milieuvriendelijk inkopen. Het gaat om de maatschappelijke impact van de volledige inkoopkeuze.

Een inkoop wordt duurzamer wanneer relevante duurzaamheidsaspecten daadwerkelijk worden meegenomen in het inkoopproces en uiteindelijk invloed hebben op de gekozen oplossing, leverancier of uitvoering van de opdracht. Alleen aangeven dat duurzaamheid belangrijk is, is daarom niet voldoende. Duurzaamheidsambities moeten worden vertaald naar concrete keuzes. Afhankelijk van de opdracht kunnen bijvoorbeeld eisen, selectiecriteria, gunningscriteria of contractafspraken worden gebruikt.

Welke duurzaamheidsaspecten relevant zijn, verschilt per inkoop. Bij ICT-apparatuur kunnen grondstoffengebruik, levensduur en omstandigheden in internationale productieketens bijvoorbeeld zwaar wegen. Bij vervoer kan juist de uitstoot tijdens de gebruiksfase belangrijk zijn.

Duurzaam inkopen begint daarom al vóór het opstellen van eisen of het selecteren van een leverancier.

Vraag eerst wat de organisatie daadwerkelijk nodig heeft. Kan de behoefte bijvoorbeeld anders worden ingevuld, kan een bestaand product langer worden gebruikt of is aanschaf überhaupt noodzakelijk?

Onderzoek welke duurzaamheidsrisico's en -kansen relevant zijn voor de betreffende productgroep of dienst. Kies vervolgens de MVOI-thema's waarop de organisatie daadwerkelijk impact kan maken.

Leg vast wat je van de markt verwacht. Duurzaamheidsdoelstellingen kunnen afhankelijk van de inkoop worden vertaald naar eisen, criteria en afspraken waarop leveranciers kunnen worden beoordeeld.

Voor overheidsinkopers is hiervoor onder andere de MVI-criteriatool beschikbaar. Deze bevat actuele criteria voor verschillende productgroepen en MVOI-thema's.

De goedkoopste aanschaf is niet automatisch de voordeligste keuze over de gehele gebruiksduur. Levensduur, onderhoud, energie- en grondstoffengebruik en mogelijkheden voor hergebruik kunnen daarom onderdeel zijn van de afweging.

Duurzaam inkopen stopt niet bij gunning. Leg relevante prestaties en afspraken vast en bepaal hoe deze gedurende de contractperiode worden gevolgd. Contractmanagement speelt daardoor een belangrijke rol bij het daadwerkelijk realiseren van de duurzaamheidsambities.

Wil je leren hoe je maatschappelijke en duurzame doelstellingen professioneel vertaalt naar je dagelijkse inkooppraktijk? Bekijk dan onze opleidingen en trainingen!

Met een duurzaam inkoopbeleid legt een organisatie vast hoe duurzaamheid structureel wordt meegenomen in inkoopbeslissingen. Daarmee voorkom je dat duurzaam inkopen afhankelijk wordt van één individuele inkoper of één afzonderlijk inkooptraject.

Een duurzaam inkoopbeleid kan bijvoorbeeld beschrijven welke maatschappelijke doelen prioriteit krijgen, bij welke productgroepen de grootste impact ligt, welke criteria worden toegepast en hoe resultaten worden gemeten. De stap van losse duurzame inkopen naar structureel beleid is belangrijk: duurzaamheid wordt dan onderdeel van de manier waarop de organisatie vormgeeft.

De overheid heeft een bijzondere positie omdat zij haar inkoopvolume kan inzetten om maatschappelijke veranderingen te stimuleren. Overheidsorganisaties kunnen via hun opdrachten bijvoorbeeld vraag creëren naar circulaire producten, oplossingen met minder CO₂-uitstoot of leveranciers die bijdragen aan sociale doelstellingen. Voor publieke opdrachtgevers wordt hiervoor de term Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) gebruikt.

Er bestaat niet één universele richtlijn die bepaalt wanneer iedere inkoop duurzaam is. Welke kaders relevant zijn, hangt onder andere af van de organisatie, sector en het type inkoop. Een belangrijke internationale richtlijn is ISO 20400:2017 Sustainable Procurement. Deze internationale norm biedt organisaties richtlijnen voor het integreren van duurzaamheid in inkoop. ISO 20400 kan door organisaties van verschillende typen en omvang worden gebruikt en sluit aan op de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid uit ISO 26000.

Voor Nederlandse publieke organisaties zijn daarnaast de instrumenten en richtlijnen rondom MVOI relevant. De MVI-criteriatool helpt bijvoorbeeld om duurzaamheidsambities te vertalen naar concrete criteria voor productgroepen. Het belangrijkste is uiteindelijk niet alleen welke richtlijn een organisatie gebruikt, maar vooral hoe duurzaamheidsdoelstellingen worden vertaald naar concrete beslissingen gedurende het volledige proces.

Duurzaam inkopen is meer dan kiezen voor een product met een duurzaam label. Het vraagt van inkopers dat zij maatschappelijke doelstellingen kunnen verbinden aan behoeftebepaling, marktbenadering, criteria, leverancierskeuze en contractuitvoering. Juist daardoor verandert ook de rol van de inkoper. Naast prijs, kwaliteit en leveringszekerheid moet je kunnen beoordelen waar de grootste maatschappelijke impact ligt en welke inkoopinstrumenten geschikt zijn om daarop te sturen.

Wie duurzaam inkopen structureel wil toepassen, heeft daarom niet alleen ambities nodig, maar ook de kennis om die ambities naar concrete inkoopbeslissingen te vertalen.