Wat houdt goed contractmanagement in?
Contractmanagement bestaat in de praktijk uit een aantal vaste activiteiten die gedurende de contractlooptijd terugkeren. Contractmanagement omvat alle activiteiten die nodig zijn om een contract effectief te laten functioneren gedurende de gehele looptijd. Denk hierbij aan:
- het bewaken van afspraken en deadlines
- het monitoren van prestaties en KPI’s
- het managen van wijzigingen en verlengingen
- het onderhouden van de relatie met de leverancier
In de praktijk vraagt dit om duidelijke rollen, vaste momenten van evaluatie en heldere communicatie.
Contractmanagement binnen het inkoopproces
Contractmanagement volgt logisch op het selecteren en contracteren van leveranciers binnen het inkoopproces. Contractmanagement is een onlosmakelijk onderdeel van het inkoopproces. Waar het inkoopproces zich richt op het selecteren en contracteren van leveranciers, begint contractmanagement zodra het contract is afgesloten.
Zonder goed contractmanagement blijven afspraken vaak vrijblijvend en wordt de toegevoegde waarde van het inkoopproces onvoldoende benut.
Waarom contractmanagement cruciaal is voor organisaties
Zonder actief contractmanagement ontstaan risico’s zoals:
- onduidelijke verantwoordelijkheden
- kostenoverschrijdingen
- onvoldoende prestaties van leveranciers
- gemiste verleng- of opzegmomenten
Goed contractmanagement draagt juist bij aan risicobeheersing, leveranciersmanagement, compliance en waarde creatie. Zeker bij strategische contracten en langdurige samenwerkingen is dit essentieel.
