Circulair inkopen: wat is het en hoe pas je het toe?

Bij circulair inkopen kijkt een organisatie niet alleen naar de aanschaf van een product of dienst, maar ook naar wat er tijdens en na de gebruiksperiode gebeurt. Kunnen producten langer worden gebruikt? Zijn onderdelen te repareren of te vervangen? En wat gebeurt er met de materialen wanneer een product niet meer nodig is?

Het uitgangspunt is om de waarde van producten, onderdelen en grondstoffen zo lang mogelijk te behouden. Daarbij krijgt het voorkomen van onnodige aanschaf en het verlengen van de levensduur doorgaans de voorkeur boven het verwerken van materialen nadat producten zijn afgedankt. Circulair inkopen vraagt daarom niet alleen om aandacht voor het product zelf, maar ook voor de manier waarop een organisatie samenwerkt met leveranciers en afspraken maakt over onderhoud, reparatie, hergebruik en terugname.

Circulair inkopen is een onderdeel van duurzaam inkopen. Beide benaderingen houden rekening met de gevolgen van inkoopbeslissingen, maar leggen andere accenten.

Duurzaam inkopen omvat meerdere maatschappelijke en milieu gerelateerde thema's, zoals klimaat, arbeidsomstandigheden, biodiversiteit, social return en circulariteit. Circulair inkopen richt zich specifiek op het beperken van grondstoffengebruik, het voorkomen van afval en het behouden van de waarde van producten en materialen.

Een circulaire oplossing is niet automatisch op alle aspecten de duurzaamste oplossing. Het opnieuw gebruiken van een apparaat kan bijvoorbeeld grondstoffen besparen, terwijl het energieverbruik tijdens de gebruiksfase ook moet worden meegewogen. Daarom is het belangrijk om circulariteit te beoordelen in samenhang met andere relevante duurzaamheidsaspecten.

Circulariteit kan op verschillende manieren worden toegepast. Welke aanpak geschikt is, hangt af van het product, de gebruiksduur en de mogelijkheden binnen de markt.

Door producten langer te gebruiken, hoeven minder snel nieuwe producten te worden aangeschaft. Bij inkoop kun je daarom aandacht besteden aan de beschikbaarheid van reserveonderdelen, onderhoudsmogelijkheden en de repareerbaarheid van producten.

Bestaande producten of onderdelen kunnen opnieuw worden ingezet, eventueel nadat ze zijn gecontroleerd, gereinigd of opgeknapt. Denk aan refurbished laptops of hergebruikt kantoormeubilair.

In sommige situaties hoeft een organisatie geen eigenaar van een product te worden om het te kunnen gebruiken. Denk aan het delen van apparatuur of een overeenkomst waarbij een leverancier een bepaalde prestatie levert en verantwoordelijk blijft voor onderhoud. Dit wordt ook wel een product-as-a-service-model genoemd. Zo'n constructie is niet vanzelf circulair: de afspraken moeten daadwerkelijk bijdragen aan bijvoorbeeld een langere levensduur, efficiënt gebruik of hergebruik.

Wanneer producten of onderdelen niet meer bruikbaar zijn, kunnen materialen waar mogelijk worden teruggewonnen. Recycling kan grondstoffen besparen, maar leidt niet altijd tot behoud van dezelfde materiaalkwaliteit. Daarom is het verstandig eerst te onderzoeken of producten of onderdelen opnieuw kunnen worden gebruikt.

Een circulaire inkoopaanpak begint al voordat leveranciers worden benaderd. Onderstaande stappen helpen om circulariteit gedurende het inkoopproces mee te nemen.

Bepaal eerst welk probleem de organisatie wil oplossen. Is een nieuwe aanschaf noodzakelijk of kunnen bestaande producten langer worden gebruikt, gedeeld of gerepareerd? Door de behoefte centraal te stellen in plaats van direct een product voor te schrijven, ontstaat ruimte voor alternatieve oplossingen.

Onderzoek welke circulaire kansen relevant zijn voor de productgroep. Bij ICT-apparatuur kunnen reparatie en hergebruik belangrijk zijn, terwijl bij meubels de levensduur, demontage en terugname een grotere rol kunnen spelen. Kies doelstellingen die passen bij de opdracht en bepaal hoe je kunt beoordelen of ze worden gerealiseerd.

Ga na welke circulaire oplossingen leveranciers kunnen bieden en welke voorwaarden daarvoor nodig zijn. Betrek ook collega's die verantwoordelijk zijn voor gebruik, onderhoud, financiën en contractmanagement. Een circulaire oplossing kan gevolgen hebben voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Vroegtijdige afstemming helpt om daar rekening mee te houden.

Maak duidelijk wat je van leveranciers verwacht en hoe zij dit kunnen aantonen. Denk aan eisen of beoordelingscriteria rondom repareerbaarheid, levensduur, hergebruikte materialen en de beschikbaarheid van reserveonderdelen.

Bij publieke aanbestedingen moeten de gekozen eisen en criteria voldoen aan de toepasselijke aanbestedingsregels. Voor private inkopers gelden de relevante wettelijke en contractuele kaders.

Een product met een lage aanschafprijs is niet altijd de voordeligste keuze over de volledige gebruiksperiode. Onderhoud, reparaties, energieverbruik, vervanging en verwerking aan het einde van de gebruiksduur kunnen de uiteindelijke kosten beïnvloeden. Door deze aspecten mee te nemen, ontstaat een completer beeld van de financiële gevolgen van verschillende oplossingen.

Leg vast wie verantwoordelijk is voor onderhoud, reparaties en eventuele terugname. Bepaal ook welke informatie de leverancier moet aanleveren en hoe de uitvoering wordt geëvalueerd. Met goed contractmanagement kun je volgen of de gemaakte circulaire afspraken daadwerkelijk worden nagekomen.

Stel dat een organisatie nieuwe laptops nodig heeft voor haar medewerkers. Bij een traditionele aanpak zou de organisatie mogelijk direct nieuwe apparaten aanschaffen op basis van technische specificaties en prijs.

Bij circulair inkopen onderzoekt de inkoper eerst welke bestaande laptops nog bruikbaar zijn. Apparaten die niet meer aan alle eisen voldoen, kunnen mogelijk worden opgeknapt of voor andere werkzaamheden worden ingezet. Voor de resterende behoefte vergelijkt de organisatie bijvoorbeeld nieuwe en refurbished laptops. Daarbij kijkt zij niet alleen naar de aanschafprijs, maar ook naar prestaties, beveiligingsondersteuning, garantie, repareerbaarheid en verwachte gebruiksduur. Met de leverancier worden afspraken gemaakt over reparaties, het veilig verwijderen van gegevens en de verwerking of terugname van apparaten na gebruik.

Dit fictieve voorbeeld laat zien dat circulair inkopen uit meerdere keuzes bestaat. Het gaat niet uitsluitend om het kopen van refurbished producten, maar om het organiseren van verantwoord gebruik gedurende de volledige levenscyclus.

Om te beoordelen of circulaire doelstellingen worden gerealiseerd, zijn concrete en controleerbare indicatoren nodig. Welke indicatoren geschikt zijn, verschilt per productgroep en opdracht.

Voorbeelden zijn het aandeel hergebruikte producten of materialen, de verwachte of gerealiseerde gebruiksduur, het aantal uitgevoerde reparaties en het percentage producten dat na gebruik wordt teruggenomen. Kijk niet alleen naar de beloften die een leverancier vooraf doet, maar ook naar de resultaten tijdens de uitvoering. Spreek daarom af welke gegevens beschikbaar moeten zijn, hoe deze worden gecontroleerd en op welke momenten evaluatie plaatsvindt.

Niet ieder circulair resultaat is eenvoudig in één percentage uit te drukken. Een langere gebruiksduur kan bijvoorbeeld waardevol zijn, maar moet worden beoordeeld in samenhang met functionaliteit, kosten en eventuele milieueffecten tijdens het gebruik.

Circulair inkopen vraagt soms om andere werkwijzen dan organisaties gewend zijn. Een eerste uitdaging is dat niet voor iedere productgroep dezelfde circulaire oplossingen beschikbaar zijn. Marktonderzoek helpt om realistische verwachtingen te formuleren.

Daarnaast kan het lastig zijn om verschillende aanbiedingen eerlijk te vergelijken. Een leverancier die een langere levensduur belooft, moet bijvoorbeeld duidelijk kunnen maken waarop die verwachting is gebaseerd. Ook interne samenwerking is belangrijk. Als een organisatie circulaire producten inkoopt, maar medewerkers deze niet goed onderhouden of beschikbare retourmogelijkheden niet gebruiken, blijven de resultaten mogelijk achter bij de ambities. Daarom is het belangrijk om niet alleen circulaire criteria op te stellen, maar ook te zorgen voor draagvlak, duidelijke verantwoordelijkheden en passende contractafspraken.

Zowel publieke als private organisaties kunnen circulair inkopen. De praktische uitgangspunten komen grotendeels overeen: voorkom onnodige aanschaf, behoud de waarde van producten en materialen en maak afspraken over de volledige gebruiksperiode.

Voor overheidsorganisaties valt circulariteit binnen Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Zij kunnen circulaire ambities verwerken in opdrachten en aanbestedingen, met inachtneming van de toepasselijke aanbestedingsregels.

Private organisaties kunnen circulariteit opnemen in hun inkoopbeleid, leveranciersselectie en contractafspraken. Ook daar is samenwerking tussen inkoop, interne gebruikers en leveranciers belangrijk om circulaire oplossingen daadwerkelijk te laten functioneren.

Circulair inkopen begint met kritisch kijken naar de behoefte en eindigt niet bij het ondertekenen van een contract. Door vooraf na te denken over levensduur, onderhoud, hergebruik en de rol van leveranciers, kunnen organisaties circulariteit structureel onderdeel maken van hun inkooppraktijk.