Wat is procurement? Betekenis, proces en verschil met inkoop

De Nederlandse betekenis van procurement is in de basis inkoop. In een professionele bedrijfscontext wordt er meestal het georganiseerde proces mee bedoeld waarmee een organisatie externe goederen of diensten verkrijgt die nodig zijn om haar werkzaamheden uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan grondstoffen, IT-systemen, adviesdiensten, facilitaire dienstverlening of materialen die een organisatie nodig heeft.

Procurement begint daarom vaak al voordat er daadwerkelijk iets wordt gekocht. Eerst moet duidelijk zijn wat de organisatie nodig heeft. Vervolgens kan worden onderzocht welke leveranciers dat kunnen leveren, onder welke voorwaarden en tegen welke risico's. Daarna volgen onder andere afspraken, bestelling, levering en het bewaken van prestaties.

Een bruikbare procurement definitie is:

Procurement omvat de activiteiten waarmee een organisatie haar behoefte aan externe goederen en diensten vertaalt naar de selectie, contractering en aansturing van leveranciers.

Goed procurement gaat niet alleen over zo goedkoop mogelijk inkopen. Een professionele aanpak helpt een organisatie bijvoorbeeld om:

• passende leveranciers te selecteren;

• kosten en voorwaarden beheersbaar te houden;

• kwaliteit te bewaken;

• afhankelijkheden en risico's eerder te herkennen;

• duidelijke afspraken met leveranciers te maken;

• leveringszekerheid te ondersteunen;

• leveranciersprestaties te volgen;

• inkoopkeuzes aan organisatiedoelen te verbinden.

Juist daarom is procurement niet alleen een administratieve activiteit. Keuzes die tijdens het procurementproces worden gemaakt, kunnen langdurig invloed hebben op kosten, kwaliteit, continuïteit en samenwerking met leveranciers.

Stel dat een organisatie nieuwe software nodig heeft. Wanneer iemand direct een bekende leverancier belt en een abonnement afsluit, is er vooral sprake van een aankoop. Bij een professioneel procurementproces wordt eerst breder gekeken. Wat moet de software kunnen? Welke collega's gaan ermee werken? Welke risico's zijn belangrijk? Welke leveranciers zijn beschikbaar? Hoe verschillen hun oplossingen en voorwaarden? Welke eisen worden aan de dienstverlening gesteld en wat gebeurt er wanneer prestaties tegenvallen?

Pas daarna wordt een leverancier geselecteerd en worden afspraken gemaakt. Dit voorbeeld laat het belangrijkste verschil zien. Procurement gaat niet alleen over de koop zelf, maar ook over de keuzes die vóór en na die koop nodig zijn om tot een passende oplossing te komen.

De begrippen liggen dicht bij elkaar, maar hebben niet altijd dezelfde betekenis.

Procurement: Het bredere proces rond het verkrijgen van goederen en diensten, van behoefte en leverancierskeuze tot afspraken, aanschaf en leveranciersrelaties.

Inkoop: De Nederlandse term die vaak als synoniem voor procurement wordt gebruikt. Ook inkoop kan zowel strategische als operationele activiteiten omvatten.

Purchasing: Wordt meestal specifieker gebruikt voor het daadwerkelijke aankoop- en bestelproces.

Sourcing: Het vinden, onderzoeken, beoordelen en selecteren van geschikte leveranciers en oplossingen

Buying: Het algemene Engelse woord voor kopen. Binnen professioneel inkoopmanagement is het doorgaans minder specifiek dan procurement of purchasing.

Het is belangrijk om deze verschillen niet te absoluut te maken. Organisaties gebruiken hun eigen functienamen en procesindelingen. Een procurementafdeling bij de ene organisatie kan vrijwel hetzelfde doen als een inkoopafdeling bij een andere. De context bepaalt daarom vaak wat precies met procurement wordt bedoeld.

Een professioneel procurementproces bestaat uit meer dan het plaatsen van een bestelling. Op hoofdlijnen kun je de volgende activiteiten tegenkomen.

Eerst moet duidelijk zijn wat de organisatie daadwerkelijk nodig heeft. Wat moet worden ingekocht, waarom is het nodig en aan welke eisen moet de oplossing voldoen? Een goede behoeftebepaling voorkomt dat direct naar een leverancier of oplossing wordt gezocht voordat het probleem helder is.

Vervolgens wordt bekeken welke mogelijkheden de leveranciersmarkt biedt. Dit kan bestaan uit marktonderzoek, het vergelijken van oplossingen en het identificeren van geschikte leveranciers. Dit onderdeel wordt vaak gekoppeld aan sourcing.

Geschikte leveranciers kunnen vervolgens worden beoordeeld op criteria die voor de opdracht belangrijk zijn. Denk aan kwaliteit, prijs, leveringszekerheid, risico's of andere eisen en wensen. Bij publieke organisaties kan leveranciersselectie onderdeel zijn van een aanbesteding, waarbij aanvullende regels en procedures gelden.

Wanneer een passende leverancier is gevonden, moeten afspraken worden gemaakt over bijvoorbeeld prestaties, prijs, kwaliteit, levering, verantwoordelijkheden en voorwaarden. Bij sommige inkopen is onderhandelen relatief eenvoudig. Bij complexe opdrachten kunnen contractvorming en onderhandelingen een belangrijk deel van het procurementproces vormen.

Daarna volgt het meer transactionele deel van procurement. Goederen of diensten worden besteld en geleverd, waarna de organisatie controleert of de afspraken zijn nagekomen en de factuur kan worden verwerkt. Dit gedeelte ligt dichter bij wat internationaal vaak purchasing of procure-to-pay wordt genoemd.

Procurement stopt niet altijd nadat een bestelling is geplaatst. Zeker bij langdurige of strategisch belangrijke leveranciersrelaties is het belangrijk om prestaties en gemaakte afspraken te blijven volgen. Daarbij ontstaat een duidelijke relatie met [contractmanagement] en [leveranciersmanagement].

Wil je het volledige proces uitgebreider bekijken? Lees dan ook hoe het inkoopproces is opgebouwd.

Procurement kan op verschillende niveaus binnen een organisatie plaatsvinden. Een veelgebruikte indeling is strategisch, tactisch en operationeel.

Strategische procurement kijkt vooral naar de langere termijn. Welke bijdrage moet inkoop leveren aan de organisatiedoelen? Welke leveranciersmarkten zijn belangrijk? Welke risico's zijn er en welke keuzes maakt de organisatie rond leveranciers en categorieën?

Op tactisch niveau worden strategische keuzes vertaald naar concrete inkooptrajecten. Denk aan het specificeren van een behoefte, onderzoeken van de markt, selecteren van leveranciers, onderhandelen en contracteren.

Operationele procurement draait om de dagelijkse uitvoering. Denk aan bestellingen plaatsen, leveringen volgen, administratieve verwerking en zorgen dat goederen of diensten volgens afspraak beschikbaar zijn.

De precieze verdeling tussen deze niveaus verschilt per organisatie. In een kleine organisatie kan één professional verschillende onderdelen uitvoeren, terwijl grotere organisaties taken over meerdere functies of teams verdelen.

Een andere veelgebruikte indeling is het verschil tussen directe en indirecte procurement.

Directe procurement heeft betrekking op goederen of diensten die rechtstreeks nodig zijn voor wat een organisatie produceert of verkoopt. Voor een productiebedrijf kunnen dat bijvoorbeeld grondstoffen of onderdelen zijn.

Indirecte procurement gaat over goederen en diensten die nodig zijn om de organisatie te laten functioneren, maar niet rechtstreeks in het eindproduct terechtkomen. Denk aan kantoorartikelen, externe adviseurs, facilitaire dienstverlening of bepaalde IT-diensten.

Voor dienstverlenende organisaties kan het onderscheid minder zichtbaar zijn dan voor productiebedrijven. Het uitgangspunt blijft hetzelfde: directe procurement raakt rechtstreeks aan het product of de dienst die aan de klant wordt geleverd, terwijl indirecte procurement de organisatie ondersteunt.

Nee. Procurement en Best Value Procurement zijn niet hetzelfde. Procurement is het algemene begrip voor het inkopen of verwerven van goederen en diensten door een organisatie.

Best Value Procurement, vaak afgekort als BVP, is een specifieke benadering die binnen bepaalde inkoop- en aanbestedingstrajecten kan worden toegepast. Het woord procurement in de naam maakt BVP dus niet tot een synoniem voor procurement in het algemeen. Dit onderscheid is vooral relevant omdat je in Nederlandse vakinformatie beide betekenissen kunt tegenkomen.

Procurement komt zowel binnen private bedrijven als binnen publieke organisaties voor. De basisvragen zijn vergelijkbaar: wat heeft de organisatie nodig, welke marktpartijen kunnen dat leveren en onder welke voorwaarden? De context verschilt wel.

Private organisaties hebben bij hun leverancierskeuze doorgaans meer vrijheid binnen hun eigen beleid en afspraken. Publieke en andere aanbestedingsplichtige organisaties kunnen daarnaast te maken krijgen met regels rond [aanbesteden]. Afhankelijk van de opdracht kunnen daardoor formele procedures en beginselen van het aanbestedingsrecht van toepassing zijn.

Kennis van procurement kan daarom verschillende accenten hebben. Een professional binnen een private organisatie kan veel bezig zijn met onderhandelen, sourcing en commerciële leveranciersrelaties, terwijl binnen publieke inkoop ook kennis van aanbestedingsprocedures belangrijk kan zijn.

Wie professioneel met procurement werkt, heeft meer nodig dan kennis van bestellen en prijzen vergelijken. Afhankelijk van je functie zijn onder andere deze kennis en vaardigheden relevant:

• begrijpen hoe het inkoopproces is opgebouwd;

• behoeften kunnen analyseren en specificeren;

• leveranciers en markten kunnen beoordelen;

• commerciële en contractuele afspraken begrijpen;

• risico's herkennen;

• kunnen onderhandelen;

• leveranciersprestaties beoordelen;

• communiceren met interne stakeholders en leveranciers.

Niet iedere professional hoeft al deze onderdelen zelf uit te voeren. Een projectleider die regelmatig leveranciers aanstuurt heeft bijvoorbeeld andere kennis nodig dan een strategisch inkoper. Juist daarom is het belangrijk om procurement niet uitsluitend als taak van de inkoopafdeling te zien. Ook professionals die geen inkoper zijn, kunnen beslissingen nemen die grote invloed hebben op leveranciers, contracten en uitgaven.

Werk je regelmatig met leveranciers of ben je betrokken bij inkoopbeslissingen, maar ben je zelf geen inkoper? In de training Procurement voor niet-inkopers leer je hoe professioneel inkopen werkt en hoe je die kennis toepast in je eigen praktijk.