In gesprek met onze docenten van Beoordelingsmethodieken

Doceren is zeker niet nieuw voor haar, als docent Aanbestedingsrecht was zij eerder verbonden aan de Nederlandse orde van advocaten. Conducto is heel blij dat Leyla het docententeam komt versterken.

Vanaf dit najaar zal Leyla voor onze training Beoordelingsmethodieken bij aanbesteden de les ‘Inleiding in Beoordelingsmethodieken’ verzorgen. In deze interactieve training behandelen we de regelgeving omtrent beoordelingsmethodieken, het opstellen en analyseren van de juiste criteria en de toepassing van verschillende beoordelingsmethodieken in de praktijk.

Conducto Opleidingen heeft deze training onlangs herzien zowel qua inhoud als vorm. Wij bieden deze training in een blended vorm aan. Dat betekent concreet dat onze deelnemers zich voorafgaand aan een lesdag via een e-learning module voorbereiden op de les. In deze e-learning bieden wij een stuk theorie, zijn er minicolleges en podcast opgenomen, worden deelnemers gevoed met artikelen, jurisprudentie en blogs én gaan deelnemers door middel van een interactief scenario in gesprek met een contracteigenaar. Tijdens de lessen zelf gaan onze docenten Leyla Bozkurt en Bert Zwiep dieper in op de inhoud en wordt de theorie geïllustreerd aan de hand van actuele casuïstiek uit hun eigen praktijk. Daarnaast gebruiken zij verschillende werkvormen om de interactie tijdens de lessen te borgen. Tijdens de les van Bert gaan deelnemers aan de hand van inkoopcasussen verschillende systematieken toepassen en werken met de verschillende beoordelingsmethodieken.

Na afloop van deze training heb je uitgebreide kennis over de (Europese) regelgeving én rechtspraak omtrent beoordelingsmethodieken en weet je hoe je de juiste criteria opstelt. Daarnaast heb je gewerkt met verschillende beoordelingsmethodieken en weet je hoe je criteria kunt analyseren en hoe je keuze kunt maken uit de verschillende methodieken in de praktijk.

In aanloop naar de training ‘Beoordelingsmethodieken bij Aanbesteden’ op 18 november en 2 december spraken wij onze docenten Leyla en Bert.

In een eerder gesprek gaf jij aan dat je binnen de verschillende fases van een Aanbesteding het Beoordelingsproces heel interessant vindt. Wat vind jij interessant aan specifiek dit onderwerp?

In het aanbestedingsrecht is (terecht) veel aandacht voor een gelijk en eerlijk speelveld tussen marktpartijen. Hierbij is er veel te doen over het stellen en het formuleren van eisen en wensen, maar een onderbelicht onderdeel is de fase nadien: hoe interpreteer je inschrijvingen en wanneer ken je welke score toe? Juist deze fase waarin de inschrijvingen beoordeeld worden is gevoelig voor subjectiviteit en persoonlijke ‘bias’ van de beoordelaars, voor wie dat vaak een neventaak is naast hun dagelijkse werk. Hier komen dan ook veel interessante vragen op.

Een recent voorbeeld is dat een inschrijver in zijn offerte verwees naar een ander project en betoogde dat de nu opnieuw voorgestelde werkwijze bij dat andere project erg werd gewaardeerd door betrokkenen. Wat deze inschrijver niet wist, is dat de betrokken manager van de aanbesteder inmiddels van werkgever was gewisseld en in de beoordelingscommissie kon melden dat dat project juist een fiasco was. Hoe ga je hier dan mee om in de aanbesteding? Dat zijn de interessante praktische vragen in een inmiddels gejuridiseerd vakgebied.

Je hoort de laatste tijd steeds vaker over absoluut versus relatief beoordelen en wat de voor- en nadelen zijn. Kom jij dit in jouw praktijk ook tegen?

Bij absolute beoordeling worden scores toegekend op basis van de inschrijving (en het bepaalde in de aanbestedingsdocumenten) zonder vergelijking van inschrijvingen onderling. Bij relatieve beoordeling worden inschrijvingen onderling vergeleken en hangt de score (voor prijs of kwaliteit) dus af van de andere inschrijvers.

Uiteraard is de beoordelingsmethodiek een belangrijk onderdeel bij de voorbereiding van een aanbesteding en het opstellen van de aanbestedingsstukken. In veruit de meeste gevallen wordt gebruik gemaakt van absoluut beoordelen. Relatief beoordelen komt in mijn praktijk met name op als mogelijkheid in complexe aanbestedingen waar je de ene oplossing met voor- en nadelen wenst af te zetten tegen een andere oplossing. Hier is juridisch veel van te vinden.

Je behandelt dit onderwerp ook tijdens jouw les maar wat zijn in jouw ogen de belangrijkste voordelen van absoluut of van relatief beoordelen?

Het belangrijkste voordeel van absoluut beoordelen is dat de uitkomst niet afhankelijk is van de verschillende (al dan niet strategische) inschrijvers, maar van de betreffende inschrijving an sich. Dit betekent dat indien de aanbesteder de opdracht inclusief eisen, wensen en wegingscoëfficiënten volledig en juist omschrijft, rechttoe rechtaan de beste inschrijver de opdracht gegund krijgt.

Zijn er specifieke situaties denkbaar dat je juist zou kiezen voor een bepaalde beoordelingsmethodiek?

Jazeker. Indien je als aanbesteder weet waar jouw voorkeuren liggen (bijv. bij duurzaamheid/kwaliteit) en het onduidelijk is hoeveel van de vele potentiële aanbieders daadwerkelijk een inschrijving zullen indienen, dan zou mijn voorkeur zeker uitgaan naar een absolute beoordelingsmethodiek. Met deelnemers ga ik graag het gesprek aan waarom dit juist wel/niet de keuze zou moeten zijn.

Tijdens jouw les behandel jij met name de juridische kant van Beoordelingsmethodieken. Wat nemen deelnemers mee naar huis na afloop van jouw les?

Deelnemers zullen zien dat het rechtskader relatief kort en eenvoudig lijkt, maar dat het in de praktijk met name gaat om de uitwerking. Hoe objectiveer je bijv. prijs of kwaliteit? En wanneer kun je het beste per element bij een subgunningscriterium of juist integraal offertes beoordelen? Aan de hand van praktijkvoorbeelden alsook best practices zullen deelnemers zien dat ze het wiel niet opnieuw hoeven uit te vinden, maar dat er veel bruikbaar voorwerk uit de praktijk beschikbaar is.

Je hebt zelf ruime ervaring als docent, vaak zie je dat er tijdens lessen een bepaalde dynamiek ontstaat, een wisselwerking als het ware. Wat is het belangrijkste wat jij als docent van deelnemers hebt geleerd?

Lang geleden trok het aanbestedingsrecht mij aan, omdat er nog zo weinig wet- en regelgeving, jurisprudentie en literatuur over was en je met creativiteit en goede argumenten ver kwam. We zijn vele artikelen en honderden uitspraken verder en dit laatste is niet veranderd.

Dit is ook het belangrijkste wat ik van deelnemers heb geleerd: hoewel het aanbestedingsrecht soms zwart-wit lijkt, kom je met een proactieve groep van deelnemers altijd tot goede argumenten waarom ook sprake kan zijn van verschillende grijstinten.

Bert Zwiep is al jaren verbonden aan Conducto Opleidingen. Als Hoofd afdeling Inkoop en Logistiek aan de UvA en HvA én hoofd Facilitair Management heeft hij dagelijks te maken met alle facetten van het inkoopvak én werkt hij nauw samen met zowel inkopers als contractmanagers. Bert verzorgt onder andere de les ‘Werken met beoordelingsmethodieken’ waar hij deelnemers laat ervaren wat nu de voor- en nadelen zijn van de diverse methodieken zodat inkoopprofessionals een afwegingskader te krijgen om de beste keuze te maken

Zoals al eerder aangegeven ben jij al geruime tijd als docent verbonden aan Conducto Opleidingen. Welke ontwikkelingen zie jij binnen het vakgebied Inkoop en de behoeftes die deelnemers aan deze training hebben?

Jaren geleden schreven we aanbestedingen met tientallen wensen en nog meer eisen. Tegenwoordig beperken we ons in het aantal wensen en zoeken we vaak naar het onderscheidend vermogen van de leveranciers. Wat me opvalt is dat we dit beperkte aantal wensen vervolgens steeds meer uitbreiden. De gestelde vragen bevatten vaak veel subvragen. Vraag is en blijft hierbij, wat is de kern van je vraag of probleem? Wat wil je precies weten en uitgewerkt zien? Dat maakt dat een partij zich echt kan onderscheiden.

In jouw functie bij de UvA en HvA ben je nauw betrokken geweest bij de gevolgen die Corona op zowel Inkoop als het onderwijs heeft gehad. Wat zijn de belangrijkste lessen die je daaruit hebt geleerd?

In crisis situaties merk je goed met welke leveranciers je een partnership hebt en met welke partijen je een klant/leveranciersverhouding hebt. Daarbij wordt duidelijk dat je elkaar nodig hebt als partijen om dienstverlening in bijzondere tijden in stand te kunnen houden. Ook merk je dat partijen creatief inspelen op de situatie en daar weer mooie producten/diensten uit voort laten komen. Voor de toekomstige aanbestedingen zal de corona crisis leiden tot andere verdien modellen voor bijvoorbeeld printers en koffieautomaten. Een integrale tikprijs met vaste lasten wordt, denk ik, in de toekomst anders aangeboden.

De afgelopen periode heb jij geregeld deze training als maatwerk bij organisaties uitgevoerd. Door de omstandigheden waren we genoodzaakt dit online aan te bieden. Op welke manier heb jij er voor gezorgd dat deze training toch interactief was en dat deelnemers geboeid bleven?

Online trainingen geven blijft een uitdaging. Mensen zitten dan een hele dag/groot deel van de dag achter een laptop/pc en dat vergt concentratie. Je weet dat cursisten dan afleiding nodig hebben. Het actief betrekken van deelnemers maakt het dan leuker. Dat kan bijvoorbeeld door vragen te laten beantwoorden in het opmerkingenveld en daar kort het gesprek over te voeren, veel opdrachten te doen in break-out sessies en regelmatig een korte pauze in te lassen.

Tijdens jouw les ga je echt samen met de deelnemers aan de slag met de verschillende methodieken en kijk je ook kritisch naar de gestelde gunningscriteria. Wat hoop jij dat deelnemers meenemen na afloop van jouw les?

Met je aanbestedingen moet je willen sturen. Je moet goed weten wat de gewenste ontwikkelrichting is van je contract en welke leveranciers daar het beste aan kunnen bijdragen. Door vervolgens goede criteria op te stellen kun je daadwerkelijk het verschil maken. Durf daarin te experimenteren en partijen uit te dagen.

Wij krijgen vaak terug van deelnemers dat ze kunnen zien dat je met plezier en enthousiasme jouw kennis overdraagt. Wat is het mooiste compliment die je van deelnemers hebt ontvangen?

Met belangstelling lees ik altijd de evaluatie omdat ik daaruit kan halen wat ik een volgende keer anders moet insteken. De meest fijne reactie daarbij is altijd dat mensen hetgeen ze hebben gehoord kunnen toepassen in hun praktijk. Wat mij betreft is dat het doel van mijn lessen.

Meer informatie over de training Beoordelingsmethodieken bij Aanbesteden? Neem contact met ons op op bekijk meer informatie via onderstaande link.