Europees aanbesteden: wat is het en wanneer is het verplicht?

Een Europese aanbesteding is een aanbestedingsprocedure voor overheidsopdrachten waarop de Europese aanbestedingsregels van toepassing zijn. Denk bijvoorbeeld aan opdrachten voor diensten, leveringen of werken. Europese aanbestedingen worden vooraf bekendgemaakt, zodat ondernemers kennis kunnen nemen van de opdracht en, wanneer zij aan de voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen.

Dat betekent overigens niet dat een Nederlandse opdracht daadwerkelijk door een buitenlandse onderneming moet worden uitgevoerd. Het Europese karakter zit vooral in de regels en de toegang tot de opdracht: ondernemers uit andere EU-landen moeten de mogelijkheid hebben om mee te dingen. Voor Nederlandse aanbestedende diensten gelden daarbij de regels uit de Aanbestedingswet 2012.

De vraag wanneer je Europees moet aanbesteden draait in de basis om twee belangrijke voorwaarden:

1. De organisatie is een aanbestedende dienst waarop de aanbestedingsregels van toepassing zijn.

2. De geraamde waarde van de opdracht is gelijk aan of hoger dan het toepasselijke Europese drempelbedrag.

Denk bij aanbestedende diensten bijvoorbeeld aan het Rijk, gemeenten, provincies, waterschappen en bepaalde publiekrechtelijke instellingen. Niet iedere organisatie heeft dus automatisch een Europese aanbestedingsplicht. Ook bestaan er uitzonderingen en bijzondere regimes. Voor een eerste beoordeling zijn het type organisatie, het soort opdracht en de geraamde opdrachtwaarde daarom belangrijke uitgangspunten.

Europese aanbestedingsregels zorgen ervoor dat grote overheidsopdrachten toegankelijk zijn voor de markt en niet zonder meer bij een vooraf gekozen onderneming terechtkomen. Belangrijke uitgangspunten van het aanbestedingsrecht zijn:

• gelijke behandeling
• transparantie
• proportionaliteit
• non-discriminatie.

Hierdoor moet een aanbestedende dienst vooraf duidelijk maken wat zij inkoopt, welke voorwaarden gelden en hoe inschrijvingen worden beoordeeld. Ondernemers krijgen daarmee de mogelijkheid om onder bepaalde voorwaarden mee te dingen naar een opdracht. Europees aanbesteden draagt op deze manier bij aan een open Europese markt en eerlijke concurrentie rondom overheidsopdrachten.

Het belangrijkste onderscheid tussen Europees aanbesteden en nationaal aanbesteden zit in de toepasselijke drempelbedragen en procedures. Is de geraamde opdrachtwaarde gelijk aan of hoger dan het toepasselijke Europese drempelbedrag? Dan moet de aanbestedende dienst de opdracht in principe Europees aanbesteden.

Ligt de opdrachtwaarde onder het Europese drempelbedrag? Dan is een Europese procedure niet verplicht en kan een nationale procedure worden gevolgd. Dat betekent overigens niet automatisch dat een opdracht zonder aanbesteding mag worden gegund. Onder de Europese drempelwaarden kunnen nog steeds aanbestedingsregels en het eigen inkoopbeleid van de organisatie gelden.

Kort gezegd:

• Boven of gelijk aan het Europese drempelbedrag: in principe Europees aanbesteden.

• Onder het Europese drempelbedrag: geen Europese procedure verplicht, maar nationale regels en het eigen inkoopbeleid kunnen wel van toepassing zijn.

Drempelbedragen bepalen vanaf welke geraamde opdrachtwaarde een aanbestedende dienst in principe Europees moet aanbesteden. De Europese Commissie stelt deze bedragen iedere twee jaar opnieuw vast. Voor 2026 en 2027 gelden voor klassieke overheden onder andere de volgende bedragen, exclusief btw:

Gemeenten en provincies vallen bijvoorbeeld onder de decentrale overheid, terwijl bij de centrale overheid onder andere aan het Rijk kan worden gedacht. Er gelden daarnaast andere drempelbedragen voor bijvoorbeeld speciale sectorbedrijven, concessies en defensieopdrachten. Belangrijk is dat bij het bepalen van de waarde naar de geraamde totale waarde van de opdracht exclusief btw wordt gekeken. Welke drempel precies van toepassing is, moet daarom altijd per opdracht worden vastgesteld.

Een Europese aanbesteding bestaat uit verschillende stappen. De exacte uitvoering hangt af van de gekozen procedure, maar op hoofdlijnen begint het proces al voordat de opdracht wordt gepubliceerd.

Eerst wordt vastgesteld wat de organisatie nodig heeft en wat de opdracht precies omvat. Daarbij wordt ook bepaald of het bijvoorbeeld om een werk, levering of dienst gaat.

Vervolgens wordt de totale waarde van de opdracht geraamd. Die raming is belangrijk om vast te stellen welke aanbestedingsregels en welk drempelbedrag van toepassing zij

Wanneer duidelijk is dat Europees moet worden aanbesteed, moet een passende aanbestedingsprocedure worden gekozen.

Europese opdrachten worden aangekondigd zodat potentiële inschrijvers van de opdracht kennis kunnen nemen. In Nederland speelt [TenderNed] hierbij een belangrijke ro

Vervolgens worden de deelnemende ondernemingen en/of hun inschrijvingen beoordeeld volgens de vooraf vastgestelde voorwaarden en criteria. Uiteindelijk wordt bepaald aan welke inschrijver de opdracht wordt gegund. Wie professioneel met Europese aanbestedingen werkt, krijgt daardoor te maken met meer dan alleen drempelbedragen. Ook het voorbereiden van een aanbesteding, het kiezen van een procedure en het beoordelen van inschrijvingen vragen om kennis van het aanbestedingsproces.

Er bestaat niet één standaardprocedure voor alle Europese aanbestedingen. Welke procedure geschikt is, hangt af van de opdracht en omstandigheden. De twee meest gebruikte procedures zijn:

Bij een openbare procedure kan iedere geïnteresseerde ondernemer direct een inschrijving indienen. De procedure bestaat daarmee in de basis uit één ronde

De niet-openbare procedure werkt met een voorselectie. Ondernemers melden zich eerst aan, waarna geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd om daadwerkelijk een inschrijving te doen. Daarnaast bestaan er andere Europese procedures, zoals de concurrentiegerichte dialoog, de mededingingsprocedure met onderhandeling, het innovatiepartnerschap en de prijsvraag. Deze procedures zijn vooral relevant wanneer de aard of omstandigheden van een opdracht daarom vragen.

Voor iemand die de basis van Europees aanbesteden wil begrijpen, zijn vooral de openbare en niet-openbare procedures belangrijk om eerst te kennen.

De basis van Europees aanbesteden begint dus bij een aantal vragen: is mijn organisatie aanbestedingsplichtig, wat is de geraamde waarde van de opdracht en welke procedure moet ik volgen?

Daarna wordt het vakgebied al snel praktischer. Je moet bijvoorbeeld weten hoe je een opdracht voorbereidt, welke procedure passend is, hoe je aanbestedingsstukken opstelt en hoe je inschrijvingen beoordeelt. Wil je eerst de basis leren van Europees aanbesteden? Bekijk dan onze E-learning: Europees aanbesteden de basis.

Wil je niet alleen begrijpen wat Europees aanbesteden is, maar ook leren hoe je aanbestedingen in de praktijk uitvoert? Bekijk dan de opleiding aanbesteden voor gevorderden van Conducto Opleidingen en ontwikkel je verder in professioneel aanbesteden.